Что такое закрывающие документы и как их правильно составить

Закрывающие документы — это бумаги, которые исполнитель и заказчик подписывают после того, как выполнили все обязательства друг перед другом.

Это нужно, чтобы бухгалтерия отразила в учёте, на что ушла конкретная сумма или откуда она прошла по счёту компании. Например, магазин заказал сайт у агентства. Когда он был готов, стороны подписали акт об оказанных услугах. Этим стороны подтвердили три момента:

• Что заказ реальный, а не фиктивный
• Что у агентства и магазина нет претензий друг к другу по качеству результата
• Что магазин зафиксировал расходы, а агентство — доходы: соответственно, у налоговой не будет вопросов по обеим операциям

Юрлицам такие бумаги нужны и для бухгалтерского, и для налогового учёта. ИП тоже используют закрывающие документы. Предприниматели на ОСНО с их помощью рассчитывают НДС, налоги на прибыль и имущество. А ИП на УСН достаточно налогового учёта, но они обычно тоже ведут бухучёт в специальных программах, чтобы не упустить сделки и отчитаться перед налоговой.

К документам о подтверждении факта оплаты относят также чеки и выписки из банков — они доказывают, что деньги двигались по счёту или их внесли наличными в кассу. То есть компания действительно потратила их, чтобы что-то купить или оплатить услугу, либо, наоборот, получила вознаграждение за какие-то действия.

Законодательство обязывает организации хранить оригиналы закрывающих документов пять лет. В течение этого срока бумаги лежат в специальных папках в бухгалтерии, а затем их передают в архив. Сроки отсчитывают от момента, когда стороны подписали бумаги о завершении сделки.

Пакет документов готовят после следующих видов сделок:

• Купля-продажа товаров, материалов, сырья или полуфабрикатов.
• Выполнение работ. Сюда же относится оказание услуг, например аренда помещения, транспортно-экспедиционные, информационные и консультационные услуги, ответственное хранение и т. п.
• Поставка товара и одновременно оказание услуг. Например, поставка оборудования, его пусконаладка и транспортировка до склада получателя.
• Операции по финансовой аренде оборудования, авто и спецтехники — лизингу.

В Налоговом кодексе Российской Федерации нет универсального пакета бумаг о завершении сделки. Перечень бланков зависит от вида операции и того, что участники прописали в договоре. Чаще других применяют три типа документов. Рассмотрим подробнее каждый.

Фиксирует, что один владелец передал товар другому. По накладным рассчитывают базу налогообложения и подтверждают легальность доходов поставщика и расходов покупателя. Накладная может понадобиться и в других ситуациях. Например, когда водитель везёт сырьё покупателю, и его останавливает сотрудник ГИБДД для проверки. Такая бумага послужит доказательством, что груз не украли, а везут новому хозяину.

Существуют пять форм накладных.

➡️ Товарная. Её оформляют, когда доставку товара организует либо сам продавец, либо покупатель. Стороны указывают основную информацию о товаре, контакты сторон, а заверяют бумагу подписями продавца и покупателя.

Закон не запрещает разрабатывать свои шаблоны, но обычно организации заполняют форму ТОРГ-12.

➡️ Товарно-транспортная. Подтверждает, что груз от продавца к покупателю доставляет посредник — например, транспортная компания. В бланке указывают стоимость товара и расходы на его доставку. Раньше этот документ использовали в обязательном порядке для любого груза, но с 2013 года товарно-транспортные накладные заполняют только для перевозки алкоголя.

Для этого вида накладных тоже есть специальная форма 1-Т. Её утвердил ​​Госкомстат в Постановлении № 78.

➡️ Транспортная. Подтверждает, что продавец действительно потратил конкретную сумму на доставку, а сделка — реальная. Накладная отражает, что транспортная компания обязуется доставить груз из точки А в точку Б по оговоренной стоимости. Продавец прописывает расходы на перевозку и сопутствующие действия, например погрузку.

Бумаги такого типа оформляют в трёх экземплярах. Один забирает себе отправитель, второй — перевозчик, а третий отдают получателю груза. Если компания использует электронный документооборот, можно обойтись без копий.

Для транспортной накладной существует шаблон.

➡️ На отпуск материалов на сторону. Такую накладную делают, если нужно передать какие-то материалы со склада компании другой организации или собственному филиалу. Например, завод купил металл и передал его подрядчикам, чтобы они сделали из него детали, а затем вернули их и остатки сырья.

Также этот вид накладной заполняют, когда нужно передать материалы с собственного производства на склад в другом месте. Например, завод по производству краски отгружает часть сырья в филиал, который находится в другом городе.

Компания может разработать собственный образец и использовать его. Но чаще всего за основу берут типовую форму М-15 или используют её без изменений.

➡️ Требование-накладная. Документ применяют, чтобы отследить движение сырья или инструментов внутри компании. Ещё такую бумагу оформляют, когда завод сдаёт брак на утилизацию или возвращает на склад лишнее сырьё.

Есть типовая форма М-11, которую предприятие может доработать под свою специфику. Либо компания может разработать собственный шаблон требования-накладной.

Все эти виды можно оформлять в электронном виде, если у предпринимателя есть ЭДО.

С его помощью подтверждают, что заказчик получил от исполнителя работу и принял её, то есть не имеет претензий к её результатам. Если стороны договорились использовать ЭДО, акт не нужно распечатывать. Достаточно оформить его в электронном виде.

Подписание бланков можно привязать к этапам, а можно — к срокам. Например, при создании сайта разбить задачу на части и оплачивать каждую из них после приёмки и оформления акта. А за более длительный процесс вроде рекламы сообщества отчитываться каждый месяц.Законодательство фиксирует форму акта только для сферы строительства — КС-2. Её подписывают, когда принимают работу по договору строительного подряда. Вместе с ней заполняют форму КС-3. В ней перечисляют все выполненные работы, их стоимость и затраты на них.

В остальных случаях можно составить свой шаблон или использовать образец, который предложит исполнитель. Обычно в бланке указывают следующие пункты:

• Список работ, которые нужно выполнить
• Единица измерения — они бывают стоимостные (рубли) и натуральные (килограммы, метры, штуки)
• То, как подписывается цена: за штуки, отдельные услуги и т. п.
• Контакты лиц, которые передают и принимают результат
• Реквизиты и подписи сторон

Акт выполненных работ по договору оказания услуг первым подписывает исполнитель, затем передаёт бланк заказчику. Если тот соглашается с результатом, ставит подпись. Каждый участник сделки получает по экземпляру акта.

Подтверждает сумму НДС, которую продавец выставил покупателю. То есть покупателю этот счёт-фактура поможет получить налоговый вычет, а продавец с его помощью рассчитывает, сколько НДС он должен начислить и уплатить в бюджет.

Однако эта бумага нужен не всегда. Её не подписывают, если:

• Операцию не облагают налогом (например, продажа протезов).
• Участники сделки не платят НДС, потому что не работают по ОСНО. Это правило применяют для ИП на УСН, самозанятых и предпринимателей, которые используют патент и единый сельскохозяйственный налог.
• Покупатель товара — физическое лицо. То есть если вы покупаете хлеб домой, то оформлять счёт-фактуру не нужно.

У счёта-фактуры есть установленный образец, которого обязаны придерживаться все организации.

Существуют пять разновидностей счетов-фактур:

• На отгрузку прослеживаемых товаров. Их список определяет 371-ФЗ. Сюда относят, например, холодильники, детские коляски, мониторы, погрузчики и т. д.
• На отгрузку непрослеживаемых товаров, работ, услуг или имущественных прав. Сюда относят всё, что не входит в список из 371-ФЗ.
• Авансовые. Их подписывают, когда продавец получает полную или частичную оплату от покупателя. Поставщик обязан выставить счёт-фактуру в течение пяти дней с даты прихода денег. А покупатель по этой бумаге может зачесть налог к вычету до получения товара или услуги.
• Корректировочные. Заполняются, когда меняется цена или количество единиц в поставке, который отгрузил продавец, либо стороны оформили возврат.
• Исправленные. Их выставляют, если покупатель не может принять НДС к вычету из-за ошибок в бланке. Например, указано неверное наименование или количество товара.

Все виды счетов-фактур можно оформить с помощью электронного документооборота.

С помощью УПД бизнес подтверждает расходы покупателя и доходы продавца. Эта бумага служит заменой счёту-фактуре, накладной или акту. Компания не обязана использовать УПД, а делает это по своему желанию, если хочет упростить документооборот. УПД применяют при поставке товаров и оказании услуг.

У этого вида закрывающих бумаг нет строгого шаблона, но налоговая служба разработала форму и рекомендует использовать её. В ней — реквизиты счёта-фактуры, данные сторон, информация о грузе. Шаблон УПД от налоговой включает в себя информацию о сторонах, грузе и его стоимости.

Количество бланков равно количеству сторон сделки.

Нужно проверить, есть ли установленные формы для конкретной бумаги. Обычно компании используют следующие формы:

• Установленный образец для счёта-фактуры
• Форма акта выполненных работ в сфере строительства КС-2 и справка КС-3
• Товарная накладная ТОРГ-12.
• Шаблон транспортной накладной
• Товарно-транспортная накладная— 1-Т
• Типовая форма М-15 для отпуска материалов на сторону
• Форма М-11 для требования-накладной
• Шаблон для УПД, который разработала Федеральная налоговая служба

В структуру закрывающих документов входит следующий перечень данных:

1. Наименование — счёт-фактура, накладная и т. п.
2. Данные заказчика и исполнителя, которые помогут суду или налоговой их идентифицировать: юридическое наименование, ИНН, КПП и т. д.
3. Когда и где составлен документ.
4. Список услуг или товаров.
5. Единицы измерения — натуральные, например штуки, килограммы, метры, или стоимостные — рубли.
6. Стоимостные показатели — цена за единицу, услугу и т. п.
7. Должности и Ф. И. О. имена ответственных за сделку, их «живые» или электронные цифровые подписи.