Всё о фильтрах в Excel: гид для интернет-маркетолога

Что подготовить перед установкой фильтра

Чтобы фильтры сработали корректно, заранее приведите таблицу к определённому внешнему виду. Выполните следующее:

Добавьте заголовки. Одна из частых причин, почему не работает фильтр, — неправильное наименование колонок. Заголовки должны отражать содержимое и быть уникальными. Кроме того, их обязательно ставят в первую строчку.

Уберите пустые строки и столбцы. Иногда при выгрузке таблицы из другого источника в файле остаются пустые ячейки. Чтобы они не мешали, проверьте их наличие и уберите из документа.

Проверьте форматы. В одном столбце данные должны быть в едином формате. Например, в колонке «Объём продаж» ячейки будут содержать числа, а в столбце «Клиенты» — текст.

Удалите дубликаты. Случаются ситуации, когда в отчётах некоторые строки дублируются. Избавиться от них можно несколькими способами: выделить повторяющиеся значения через условное форматирование или команду «Данные» → «Удалить дубликаты».

Приведите названия к единому виду. Например, у одного города может быть несколько названий: Санкт-Петербург, СПБ, Спб. Если оставить их так, то фильтр воспримет их как три разных значения. Выберите, какое обозначение вы будете использовать, и замените другие через «Найти и заменить».

Удалите скрытые символы. Чаще всего это пробелы, которые стоят в начале или конце слова. Они также влияют на фильтрацию: например, ячейки с именами «Владимир» и «Владимир » Excel воспримет как разные. Быстро убрать лишние пробелы поможет формула СЖПРОБЕЛЫ().

Как добавить и настроить простой фильтр в Excel

Есть два основных типа фильтра: автофильтр по столбцам и расширенный. Первый помогает быстро отобрать данные по одному или паре критериев, а второй — создавать сложные сценарии. Рассмотрим сначала, как выставлять простой автофильтр.

Шаг 1. Установите фильтры. Выделите любую ячейку — по ней Excel определит весь диапазон. Откройте вкладку «Данные» → «Сортировка и фильтр» и нажмите кнопку «Фильтр». Над каждым заголовком столбца появится стрелка 🔽.

Шаг 2. Отберите нужные данные. Нажмите на стрелку 🔽 в одном из столбцов — откроется список. Оставьте галочки только на тех значениях, которые нужно отобразить. Затем нажмите Enter, и данные обновятся.

Когда на столбце установлен фильтр, иконка на заголовке меняется — так вы будете точно знать, что в таблице отражено не всё.

Как пользоваться фильтром по цвету

Чтобы быстрее анализировать данные и сразу видеть нужные ячейки, используют условное форматирование и фильтр по цвету. Например, можно подсветить рекламные кампании, в которых клики и конверсии не достигли оптимальных показателей. Маркетолог увидит, над какими объявлениями нужно поработать.

Вот как настроить такой вид таблицы:

Шаг 1. Создайте правило условного форматирования. Выделите нужный диапазон ячеек и перейдите во вкладку «Главная» → «Условное форматирование». В меню можно выбрать уже готовое правило выделения ячеек. Например, выделите цветом первые десять ячеек с наиболее высокими показателями или установите цветовую шкалу от большего к меньшему значению.

Шаг 2. Добавьте фильтры. Повторите первый шаг из предыдущего раздела.

Шаг 3. Установите фильтрацию по цвету. Нажмите на 🔽 в столбце, по которому нужно отобрать данные. В выпавшем списке выберите «По цвету» → «Цвет ячейки» или «Цвет шрифта» в зависимости от правила форматирования, которое вы установили, → нужный цвет.

Как установить несколько фильтров и отфильтровать информацию по заданному условию

Кроме того, можно применить фильтрацию сразу по двум и более столбцам. Получится таблица со значениями, которые подходят под все критерии. Например, такие возможности пригодятся, если задача — выбрать из большого отчёта только объявления одной кампании, по которым перешло на сайт более 100 пользователей. Вот как это сделать:

Шаг 1. Поставьте фильтры. Повторите первый шаг из раздела «Как добавить и настроить простой фильтр в Excel».

Шаг 2. Сделайте отбор по первому столбцу. Нажмите на один из столбцов, по которому требуется фильтрация. Оставьте галочки на нужных значениях и нажмите «Применить фильтр».

Шаг 3. Установите условие по второму столбцу. Нажмите на стрелку на второй колонке. Если выбран текстовый, числовой формат или даты, можно установить дополнительные условия:

• Диапазоны чисел через команды «первые 10», «равно», «между» и другие
• Периоды — например, «сегодня», «в прошлом месяце»
• Названия — «заканчивается на», «содержит» и т. д.

Задайте параметр, а затем нажмите «Применить фильтр». Так останутся только те данные, которые подходят под критерии в обеих колонках.

Как сделать расширенный фильтр в Excel

Расширенный фильтр помогает отобразить данные, которые выполняют сразу несколько сложных условий. Если вы работаете с объёмной таблицей, этот способ будет удобнее, чем установка фильтра отдельно в каждой колонке. Вот как использовать эту функцию:

Шаг 1. Добавьте шапку с условиями. Скопируйте названия колонок и вставьте их выше. Важно оставить одну пустую строку перед таблицей. Если данных много, лучше закреплять шапки: для этого перейдите в «Вид» → «Закрепить верхнюю строку».

Шаг 2. Введите критерии фильтрации. Добавьте ещё одну строчку под новой шапкой и добавьте условия фильтра. Например, если нужно отобразить все объявления из рекламной кампании №1, под заголовком «Рекламная кампания» напишите «РК 1». Если же в колонке числа и нужно отобрать те, что входят в конкретный интервал, используйте арифметические знаки <, >, =.

Шаг 3. Запустите функцию расширенного фильтра. Нужно поставить курсор на любой ячейке, а затем перейти во вкладку «Данные» → «Дополнительно». Откроется окно с параметрами:

• Выберите, где отобразить результаты фильтрации — в этой же таблице или другом месте
• Сделайте активной строку «Диапазон списка» и выделите курсором исходную таблицу
• Перейдите в «Диапазон условий» и выделите верхнюю шапку с критериями

Далее нажмите ОК — таблица автоматически обновится.

Как убрать фильтр из таблицы Excel

Теперь рассмотрим, как отменять фильтрацию. Для этого есть три способа:

1. Через выпадающее меню в столбце. Нажмите на стрелочку рядом с заголовком, чтобы попасть в окно с параметрами. Затем нажмите кнопку «Очистить фильтр».

2. Через вкладку «Главная». Перейдите в неё, а затем выберите кнопку «Сортировка и фильтр». Далее есть два варианта: снять галочку со строчки «Фильтр» или нажать кнопку «Очистить».

3. Через вкладку «Данные». В ней есть аналогичная функция «Очистить».

Как фильтры Excel помогают создавать и редактировать рекламные кампании в Директе

Управлять кампаниями в Яндекс Директе можно через личный кабинет или файлы Excel. Второй способ поможет сэкономить время, если нужно внести корректировки сразу в несколько объявлений либо добавлять данные для запуска рекламы, когда нет доступа к интернету. Например, можно выгрузить файл с параметрами кампании, внести в него корректировки и загрузить обратно в Директ.

Чтобы начать работу с настройками продвижения через Excel, зайдите в личный кабинет Яндекс Директа и перейдите в раздел «Инструменты» → «Управление с помощью Excel». Затем выберите кампанию, которую нужно отредактировать, или пустой шаблон для запуска новой рекламы.

В шаблоне на вкладке «Тексты» можно задать параметры объявлений: они будут включать заголовки, текст, минус-слова, ставки, ссылки, регионы показа и другие. Чтобы редактирование не занимало много времени, установите фильтры на всех столбцах. Так можно быстро работать с объявлениями и вносить корректировки — не нужно будет листать всю таблицу и искать нужные строки. Читайте подробнее о работе с шаблонами Excel в Директе в бесплатном курсе от Яндекс Рекламы.

Когда вы внесли нужные данные, заполните лист «Контактная информация» и сохраните файл. Затем снова перейдите в Директ → «Инструменты» → «Управление с помощью Excel» и выберите вкладку «Загрузка». Добавьте документ через кнопку «Выбрать файл» — данные отправятся на модерацию.

Управлять кампаниями через XLS/XLSX-файлы можно бесплатно, однако есть некоторые ограничения. Доступное количество таких операций зависит от баллов на аккаунте. Подробнее об этом читайте в Справке.

Выводы

1. Функция фильтров поможет интернет-маркетологу сэкономить время при обработке данных и запуске рекламы, проанализировать информацию без ошибок и подготовить документ для презентации.
2. Нужно заранее подготовить таблицу: добавить названия колонок, удалить пустые ячейки, дубликаты и скрытые символы, проверить форматирование.
3. В Excel можно настроить простой или расширенный фильтр для отбора по двум и более условиям.
4. Один из способов запускать и редактировать кампании в Яндекс Директе — XLS/XLSX-файлы. Функция фильтрации помогает упростить работу с ними.

Дополнительные материалы