23 декабря, 2021
Нужны ли ИП бумажные счета и акты?
Рассказываем, как правильно ИП оформлять и хранить бумажные и электронные счета и акты.
Отчётность можно вести в любом виде
Распространённая ситуация: предприниматель живёт в одном из региональных городов, а к нему приходит заказчик из Москвы. Возникает вопрос, нужны ли ИП бумажные счета и акты или хватит электронных документов.
С точки зрения закона нет разницы, вести отчётность ИП на бумаге или в электронном виде. Можно подписывать документы с одними клиентами ручкой, а с другими — электронно. Но важно понимать, как правильно оформлять электронные документы.
Как оформлять бумажные счета и акты
Тут всё просто: распечатываете документы в двух экземплярах и подписываете вместе с заказчиком. Фото или копию можно скинуть на почту или в мессенджер, а оригиналы отправить заказным письмом или передать через курьера.
Как оформлять электронные счета и акты
Сделку с электронными документами можно считать законной, если они подписаны с помощью электронной подписи. Для этого ИП обязательно нужно подписать с заказчиком дополнительное соглашение об использовании электронной подписи.
Если вы подписываете бумажные документы ручкой и обмениваетесь отсканированными копиями или фотографиями, а оригиналов у вас нет, налоговая может посчитать это нарушением. После проверки могут назначить штраф от 10 до 40 тысяч рублей и пересчитать налоги.
Что в итоге
ИП нужно подписывать бумажные счета и акты, чтобы избежать проблем с налоговой. Если заказчик в другом городе, придётся отправить оригиналы почтой или курьерской службой. Можно обойтись без бумажных документов, но для этого нужно получить электронную подпись и заключить дополнительное соглашение.