Что такое фискальный чек и как правильно его сформировать

С понятием «фискальный чек» сталкивается каждый предприниматель, который работает с онлайн-кассой, — без этого документа продажа считается незаконной. В статье рассказываем, какие требования предъявляет налоговая к созданию фискального чека и как он должен выглядеть в 2023 году.

Фискальный чек — это документ, который содержит фискальный признак и формируется с помощью онлайн-кассы. По закону каждый продавец обязан выдать его покупателю после того, как совершит с ним сделку.

Фискальным признаком (ФП или ФПД) называют уникальный числовой код, который состоит не более чем из 10 цифр. Этот код автоматически формирует фискальный накопитель (ФН), который встроен в контрольно-кассовую технику (ККТ). Подробнее о ККТ и её видах мы рассказали в статье «Как выбрать и зарегистрировать онлайн-кассу».

Когда продавец формирует чек, фискальный накопитель шифрует сведения о транзакции и направляет их на главный сервер оператора фискальных данных (ОФД). ОФД выступает посредником между пользователем, кассой и налоговой — всю полученную информацию он передаёт в ФНС. При этом на самом чеке касса оставляет ФП. С помощью него контролирующие органы проверяют достоверность фискальных данных.

Таким образом, фискальный чек выполняет две важные функции:

• Подтверждает совершение сделки между продавцом и покупателем
• Позволяет отчитаться перед налоговой за все продажи, которые осуществил предприниматель

Если продавец неправильно внесёт информацию в чек, например ошибётся в своём ИНН, ему грозит предупреждение или штраф — до 3 тыс. ₽ для ИП, до 10 тыс. ₽ для организаций. Чтобы избежать санкций, пользователю ККТ необходимо проверять корректность и полноту данных, которые он вносит в систему, как при регистрации кассы, так и в процессе её эксплуатации. Согласно п. 1 ст. 4.7 ФЗ № 54-ФЗ в фискальном чеке нужно отразить следующую информацию:

Образец чека, который предлагает ФНС, можно скачать на их официальном сайте. Закон не устанавливает точную последовательность реквизитов, поэтому их разрешено ставить в любом порядке.

Фискальными можно считать и чеки самозанятых — физических лиц, которые продают товары и услуги и применяют режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Но есть отличия: самозанятые не используют ККТ. Их чеки включают другие обязательные реквизиты:

Кассовый чек — это документ, который продавец формирует на ККТ и выдаёт покупателю после проведённой сделки. Другими словами, это официальное наименование фискального чека, которое закреплено в законе.

Нефискальный чек — это платёжный документ, который не содержит ФП и создаётся без ККТ. Он не имеет юридической силы и не интересует налоговую службу. Например, нефискальным чеком называют билет на проезд в общественном транспорте.

Также к нефискальным документам относят:

• Товарный чек — это документ, который подтверждает розничную покупку товара и доступен только в бумажном виде. Обычно он не заменяет кассовый и выдаётся дополнительно. Но есть случаи, когда его можно приравнять к нему. Например, если продавец ведёт бизнес в труднодоступной и отдалённой местности или работает на патенте и занимается деятельностью, указанной в п. 2.1. ст. 2 № 54-ФЗ.
• Квитанция — это платёжный документ, который выдают получателю денег, например контрагенту, в качестве подтверждения оплаты. Обычно в квитанции указывают наименования получателя и отправителя оплаты, название товара или услуги, сумму, дату и место платежа.
• Слип-чек — документ, который предприниматели формируют с помощью терминала эквайринга. Он нужен, чтобы подтвердить, что с банковской карты списалась оплата. Один экземпляр выдают покупателю, один оставляют у себя.

Компании и индивидуальные предприниматели должны формировать чеки в момент совершения продажи, возврата или внесения платежа по задолженности. Выдать их можно как в бумажной, так и в электронной форме. Второй вариант возможен только в том случае, если покупатель заранее предоставил свои контакты.

За невыдачу кассового чека грозит предупреждение или штраф — 2 тыс. ₽ для ИП, 10 тыс. ₽ для организаций. Не предоставлять его могут владельцы бизнеса, которые принимают деньги только на расчётный счёт и работают исключительно с юридическими лицами и ИП.

Самозанятые должны передавать чеки, если покупатель оплатил товар или услугу:

• Наличными или по карте — в момент оплаты
• При иных безналичных формах расчётов — не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором он получил деньги

Юридические лица и индивидуальные предприниматели создают чек с помощью кассы. Инструкция по его формированию на ККТ будет отличаться в зависимости от модели устройства. Самое главное — проверять корректность данных, которые вносите.

Самозанятые формируют электронные документы через специальные сервисы, например через приложение «Мой налог». Создать фискальный чек онлайн просто:

2. На главной странице нажмите на кнопку «Новая продажа».

3. Введите дату продажи, наименование товара или услуги и стоимость работ. Затем выберите статус вашего покупателя — физическое лицо, юридическое лицо или ИП.

4. Если ваш клиент — организация или предприниматель, дополнительно введите ИНН и нажмите кнопку «Найти». Система сама найдёт наименование юридического лица или полное наименование ИП.

5. Нажмите на кнопку «Выдать чек». Теперь вы можете сохранить его или сразу отправить покупателю.

Продавец может проверить свой чек, чтобы убедиться в правильности оформления продажи. Особенно важно сделать это в начале работы с новой ККТ. Такая проверка поможет предпринимателю проконтролировать, что ФН работает корректно, и подтвердить законность продажи, если возникнет спор с покупателем.

Чтобы проверить чек на подлинность, нужно заполнить информацию на сайте ФНС. Обратите внимание на следующие данные:

• Номер фискального документа на чеке
• Фискальный признак
• Номер фискального накопителя
• Тип операции
• Дата и время транзакции
• Итоговая сумма покупки

Эти реквизиты необходимо перенести в форму, которую предлагает налоговая. Проверка займёт пару секунд. Если с чеком всё хорошо, появится уведомление «Чек корректен, факт записи расчётов в ФНС России подтверждён».

Ещё один способ проверить подлинность чека — отсканировать его QR-код. Такая услуга доступна в бесплатном приложении «Проверка чеков ФНС России» и подойдёт для чеков самозанятых.

Кассовый чек — это один из главных фискальных документов. Помимо него, к таким документам относят:

• Бланк строгой отчётности — аналог фискального чека, который формируют в онлайн-кассе, но выдают только физическим лицам при оказании услуг

• Отчёт об открытии и закрытии смены включает данные о кассире, дате и времени открытия и закрытия, а также номере смены
• Отчёт о регистрации кассы — документ формируется один раз, когда продавец регистрирует ККТ
• Отчёт о закрытии фискального накопителя нужен, когда предприниматель перестаёт пользоваться кассой, передаёт её другому лицу, снимает с учёта либо хочет заменить ФН
• Отчёт о текущем состоянии расчётов проясняет, какие документы и в каком количестве не поступили в ОФД
• Другие документы

Прочитать подробнее о форматах документов можно в Приказе ФНС России № ЕД-7-20/662@.